Трансформация системы управления в сфере транспорта

Проблемы цифровой трансформации государственного управления на примере ведомственных автопарков. Как Платформа ТМ помогает оптимизировать служебные перевозки и сократить расходы в госсекторе.

Цифровая трансформация системы государственного управления в сфере транспорта

 

По данным исследования ООН в 2024 году Россия занимала 43-е место в рейтинге стран, лидирующих в развитии электронного правительства. Это значит, что цифровая трансформация системы государственного управления перестала быть абстрактной задачей.

Госучреждения стали внедрять решения по автоматизации, однако цифровой разрыв внутри регионов и между ними до сих пор сохраняется. В том числе это касается служебных перевозок. Пока ведомства активно переходят на электронный формат оказания услуг населению, государственные автопарки продолжают работать неэффективно: автомобили простаивают или используются в личных целях, а отслеживать передвижения и реальную загруженность невозможно.

В статье рассказываем, как цифровые решения должны менять управление работой ведомственного транспорта.

 

Какие проблемы цифровой трансформации государственного управления актуальны в сфере служебных перевозок

 

Основные проблемы цифровой трансформации государственного управления в сфере служебных перевозок: устаревшая модель закрепленного автопарка и отсутствие прозрачности использования, которые влекут за собой простои, холостой пробег и нехватку транспорта.

Простои. Транспорт закреплен за подразделениями региональных или муниципальных органов власти. Пока в одном ведомстве заняты все автомобили, в другом они могут простаивать без дела. Быстро перераспределить их невозможно, поэтому сотрудники часами ждут свободный экипаж от своего подразделения.

Холостой пробег. Экипажи часто совершают порожние рейсы, например, когда возвращаются в гараж после доставки сотрудника или едут заправку без попутной задачи. Это приводит к перерасходу ГСМ и преждевременному износу транспортного средства, а значит — к финансовым издержкам. Кроме того, требуется оплачивать рабочие часы водителю, независимо от реальной загрузки.

Отсутствие прозрачности в использовании. Отследить, кто и куда ездил, какие автомобили были заняты и на сколько, невозможно. Маршруты не фиксируются, путевые листы оформляются задним числом, а реальный пробег не совпадает с цифрой в отчетности. Нередко водители используют служебный транспорт в личных целях.

В результате бюджетные средства тратятся нерационально, сотрудники не могут полноценно использовать транспорт для служебных задач, а управление работой автопарка отнимает много временных и финансовых ресурсов.

При этом некоторые госучреждения откладывают цифровизацию автопарка, поскольку эта статья расходов кажется нерентабельной. Однако успешный опыт нескольких регионов доказывает обратное: проект может окупиться менее чем за 1 год, а далее расходы снижаются за счет отсутствия простоев, холостого пробега и нецелевого использования транспорта. Например, Правительству Камчатского края удалось сэкономить около 20 млн рублей за 2 года за счет внедрения цифровых инструментов.

 

Как принципы цифровой трансформации в государственном управлении применимы к транспорту

 

Базовые принципы цифровой трансформации в государственном управлении относительно транспортных процессов: доступность, эффективность и прозрачность. Разберем каждый подробнее.

• Доступность. Транспорт должен оперативно предоставляться по запросу без долгих согласований, телефонных звонков и ожидания.

• Эффективность. Вместо закрепленного автопарка единый пул транспортных средств, в котором каждый автомобиль равномерно загружен и не простаивает.

• Прозрачность. По каждой поездке можно получить точные данные: кто ездил, с какой целью и по какому маршруту.

По данным TAdviser в 2025 году правительство РФ утвердило платформенный подход к использованию ИТ-ресурсов. Ожидается, что такая модель цифровой трансформации государственного управления позволит:

• эффективнее расходовать бюджетные средства;

• решить вопрос неравномерной цифровизации в ведомствах;

• обеспечить системность и четкое распределение ответственности при оказании госуслуг.

Это применимо и к транспорту. Чтобы соблюдать перечисленные принципы, недостаточно набора отдельных опций: электронных путевых листов, датчиков контроля ГСМ и спутникового мониторинга — нужны платформенные решения, которые объединяют процессы в единый цифровой контур.

 

Цифровая трансформация ведомственного транспорта с помощью Платформы ТМ

 

Обеспечить цифровую трансформацию ведомственного транспорта позволяет решение «ТМ: Гостакси» на базе Платформы ТМ.

«ТМ: Гостакси» — это система управления рабочими поездками госслужащих, созданная с учетом специфики государственных учреждений. Принцип её работы основан на частичном откреплении автомобилей от подразделений и формировании общего правительственного автопарка. Затем транспорт распределяется с помощью алгоритмов.

Как это работает:

1. Сотрудник создает заявку в мобильном приложении, веб-кабинете или через звонок в диспетчерскую.

2. Система автоматически ищет экипаж с учетом местоположения, дорожной ситуации и графика водителей.

3. Водитель получает, принимает и закрывает заявки в мобильном приложении.

Решение адаптируется под любые потребности госорганов. Позволяет организовать электронный документооборот между ведомствами, установить различные режимы обработки заявок, отслеживать местоположение экипажей, управлять графиком водителей и не только.

Систему уже успешно используют в разных регионах РФ. Например, в УДП ЯНАО — исключили бумажный документооборот и отказались от трети автопарка. Проект получился успешным, поэтому его решили растиражировать на все муниципалитеты округа. А в Правительстве Белгородской области получилось увеличить полезную загрузку водителей на 80%.

Проект «Гостакси» от Белгородской области также был отмечен на всероссийском уровне. На форуме «ПРОФ-IT. 2020» в конкурсе IT-проектов он занял 1 место в номинации «Управление транспортом и дорожным хозяйством».

 

Цифровая трансформация государственного управления: выводы

 

Цифровая трансформация государственного управления в РФ распространяется на разные сферы, в том числе на служебные перевозки сотрудников. Госучреждения активно внедряют в работу электронные инструменты, но модернизация автопарков в госструктурах часто отодвигается на второй план, как нерентабельная статья расходов.

На деле использование цифровых систем позволяет снизить расходы на транспорт, благодаря оптимизации создания заявки, поиска экипажа, отслеживания маршрута и других процессов.Например, внедрение «ТМ: Гостакси» окупается в срок около 1 года, а далее помогает значительно экономить бюджет.