Как проводить совещания, чтобы "пятиминутка" не занимала три часа

Что такое «неэффективное совещание» - наверняка знают все. Каждый из нас хотя бы раз в жизни присутствовал на таком совещании или даже проводил его. Почему у нас осталось

Что такое «неэффективное совещание» - наверняка знают все. Каждый из нас хотя бы раз в жизни присутствовал на таком совещании или даже проводил его. Почему у нас осталось ощущение, что это совещание было неэффективно?  Понятно: вместо 20 минут просидели в душной комнате 4 часа. Обсудили все, что только могли, однако главного вопроса так и не решили. Перессорились, спорили до хрипоты, перебивая друг друга, ушли с плохим настроением, и еще долго потом отношения восстанавливали. А один из участников даже вскоре покинул компанию… Кроме раздражения и недовольства – никаких других воспоминаний. А упущенная выгода – за эти 4 часа при нашем дефиците времени сколько полезного я успел бы сделать!

Итак, мы определили критерии неэффективного совещания. Теперь можно пойти от обратного и установить признаки эффективного совещания: уложились в срок, достигли результата и проблему решили, обсуждение  конструктивное,  довольные участники.

Что же нужно делать, чтобы именно так проводить совещания? На эту тему существует множество тренингов, книг с описанием различных техник управления дискуссиями, фасилитации, управления конфликтом и т.д. Но невозможно посетить все тренинги, которые хочется, да и времени на чтение минимум – только в метро и урывками дома.

Поэтому можно предложить несколько простых советов, основанных в значительной степени на практическом опыте и здравом смысле.

1. Можно провести аналогию между проведением совещания и управлением проектом - этот термин наверняка хорошо знаком большинству читателей. А раз мы рассматриваем совещание как мини- или микропроект,  то будем говорить об управлении проектом, т.е. разобьем процесс на 3 блока: подготовка проекта (совещания), проведение проектных работ (т.е. самого совещания) и завершение проекта.

Прежде всего, мы должны определить:

Цели проекта (зачем мы собираемся провести это совещание); Ожидаемые результаты (какой вопрос или проблему мы должны решить); Логистику проекта:

-        Состав участников;
-        Время проведения;
-        Продолжительность;
-        Место проведения.

2. Следующий шаг – обеспечение эффективных коммуникаций: мы должны проинформировать участников и попросить их провести подготовительную работу, т.е. подготовиться к совещанию и проработать определенные вопросы к конкретной дате. Можно также попросить участников перед совещанием собраться вместе и провести предварительное обсуждение вопроса, рассмотреть возможные варианты решений, взвесить их плюсы и минусы и определить несколько приоритетных. Таким образом мы обеспечиваем себе как минимум 50% успеха нашего совещания: непродуктивные потери времени группового обсуждения будут минимальны, поскольку все участники хорошо подготовлены, а все альтернативы уже взвешены и обсуждены заранее.

3. Теперь самый ответственный момент – проведение совещания (условно – проекта):

В начале еще раз акцентируем внимание участников на целях, ожидаемых результатах, временных лимитах; Четко формулируем повестку дня; Определяем секретаря или администратора процесса – в его обязанности будет входить ведение записей нашей дискуссии; Проводим совещание: даем возможность высказаться каждому участнику, причем по очереди, не перебивая друг друга, ограничиваем значительные отклонения от темы, резюмируем сказанное; Если в ходе обсуждения возникают споры, то ведем его конструктивно, т.п. спорим о предмете нашей встрече и пресекаем переход на личности; Если мнение группы разделилось, решаем вопрос либо простым голосованием (мнение большинства), либо ведущий совещаний (как правило, это руководитель) берет ответственность за решение на себя на основе своего опыта и полномочий; В заключение: подводим итоги, делаем выводы, еще раз четко формулируем принятое решение.

4. И наконец, нам необходимо поставить точку и закрепить результаты нашего совещания. В течение разумно короткого времени после его проведения участник, на которого были возложены функции секретаря, подготавливает протокол нашей дискуссии, где обязательно фиксирует:

время и место совещания, имена участников или отсутствующих, повестку дня, важные детали обсуждения, промежуточные мнения, высказанные участниками, результаты – выводы, принятые решения, ответственных за их выполнение.

Вывод: проведение совещания – это процесс, которым необходимо управлять, и эффективное управление – это, как всегда, гарантия вашего успеха!